Cuando las luces se apagan y los últimos asistentes abandonan el recinto, podría parecer que tu evento ha llegado a su fin. Pero en realidad, es el comienzo de una etapa crucial: el seguimiento post-evento. Esta fase es tu oportunidad de oro para solidificar conexiones, recoger valiosos insights y sentar las bases para futuros encuentros. Aquí hay algunas estrategias que te ayudarán a hacer precisamente eso.

Recolección de feedback

No hay mejor momento para entender qué funcionó y qué no que justo después de un evento. Envía encuestas de satisfacción que sean fáciles de completar y estén diseñadas para obtener comentarios constructivos. Preguntas abiertas, así como escalas de calificación, te proporcionarán una visión clara de la experiencia de los asistentes y los puntos a mejorar. Aquí hay tres métodos que puedes emplear:

1. Sesiones de mesa redonda: Organiza pequeñas sesiones de grupo con una selección de asistentes para discutir sus experiencias en un ambiente más íntimo. Esta configuración facilita una conversación profunda y a menudo revela detalles que una encuesta por sí sola podría no capturar.

2. Entrevistas post-evento: Lleva a cabo entrevistas individuales con asistentes clave, como oradores destacados, patrocinadores o participantes muy activos. Estas conversaciones uno-a-uno pueden proporcionarte insights cualitativos ricos y detallados acerca de diferentes aspectos del evento.

3. Cajas de sugerencias: Durante el evento, sitúa cajas de sugerencias en lugares estratégicos con tarjetas y bolígrafos disponibles. Anima a los asistentes a dejar sus comentarios en cualquier momento. Algunas personas prefieren la discreción de una sugerencia escrita a la inmediatez de una encuesta digital.

Integrando estos métodos con tus encuestas digitales, podrás construir una comprensión más holística de cómo tu evento ha resonado con los participantes. Este feedback multifacético será un recurso invaluable para optimizar tus futuras iniciativas.

Continuar la conversación

La conversación no tiene que terminar solo porque el evento lo hizo. Mantén el diálogo vivo a través de redes sociales, boletines informativos y blogs, donde puedes compartir conclusiones clave, contenido detrás de cámaras y hasta anuncios de futuras ediciones o eventos relacionados. Considera crear un grupo en línea dedicado al tema del evento para fomentar una comunidad de discusión continua.

Para mantener viva la conversación en redes sociales después de un evento, aquí tienes tres buenas prácticas que pueden marcar la diferencia:

1. Publicación de contenido interesante: Crea y comparte contenido que sea tanto informativo como entretenido. Esto puede incluir momentos destacados del evento, citas inspiradoras de los oradores, o infografías con estadísticas clave. Asegúrate de que este contenido invite a la interacción, haciendo preguntas abiertas o animando a los seguidores a compartir sus propias experiencias y aprendizajes del evento.

2. Utilización de hashtags relevantes: Desarrolla y utiliza un hashtag específico para tu evento que también pueda ser usado en el seguimiento post-evento. Esto no solo ayuda a agrupar las conversaciones relacionadas, sino que también facilita a los asistentes y a aquellos que no pudieron asistir a encontrar y participar en la discusión. Asegúrate de monitorear el hashtag para interactuar con las publicaciones y mantener el momentum.

3. Programación estratégica de publicaciones: No inundes a tus seguidores con demasiado contenido de una sola vez; en su lugar, programa tus publicaciones para que se dispersen a lo largo de días o semanas posteriores al evento. Esto ayuda a mantener el tema fresco en la mente de tu audiencia y da tiempo para que cada pieza de contenido reciba la atención que merece. Además, responder a los comentarios y participar en las conversaciones que se generan alrededor de tus publicaciones es clave para fomentar una comunidad activa y comprometida.

Agradecimientos personalizados

Un simple gracias puede recorrer un largo camino. Toma el tiempo para agradecer a los asistentes, oradores y patrocinadores con mensajes personalizados que les hagan sentir valorados y apreciados. Esto no solo es cortés, sino que también fortalece las relaciones a largo plazo y aumenta la probabilidad de que quieran participar en eventos futuros.

Aquí tienes tres ejemplos de agradecimientos personalizados que puedes usar para mostrar tu gratitud de una manera que se sienta genuina y significativa:

1. Agradecimiento a un asistente: "Hola [Nombre del Asistente], quería tomarme un momento para expresarte mi más sincero agradecimiento por tu presencia en [Nombre del Evento]. Fue un placer tenerte con nosotros, y tu participación en [una sesión, una actividad] realmente enriqueció la experiencia para todos. Esperamos verte de nuevo en el futuro. ¡Tu entusiasmo es contagioso!"

2. Agradecimiento a un orador: "Estimado/a [Nombre del Orador], ¡gracias! Tu charla sobre [tema de la charla] fue una de las más destacadas de nuestro evento y ha dejado una impresión duradera en todos nosotros. Tu experiencia y pasión por [tema] no solo educaron sino que también inspiraron. Apreciamos el tiempo y el esfuerzo que dedicaste a compartir tus conocimientos con nosotros."

3. Agradecimiento a un patrocinador: "Estimados [Nombre de la Empresa o Patrocinador], su apoyo a [Nombre del Evento] fue fundamental para su éxito y no podemos agradecerles lo suficiente. Gracias a su generosa contribución, pudimos [mencionar un logro específico del evento]. Esperamos continuar nuestra asociación y construir más experiencias memorables juntos. ¡Su equipo realmente hace la diferencia!"

Personalizar estos agradecimientos con detalles específicos sobre la contribución de cada persona o entidad no solo muestra que valoras su participación, sino que también refuerza la conexión personal y el reconocimiento de su esfuerzo e impacto.

Análisis de éxito

Recopila todos los datos posibles: asistencia, participación, feedback, engagement en redes, y úsalos para evaluar el éxito de tu evento. Herramientas analíticas pueden ayudarte a visualizar el impacto y a identificar tanto los triunfos como las áreas de oportunidad.

Aquí te presentamos algunas herramientas que pueden ser extremadamente útiles para analizar el éxito de tu evento:

1. Google Analytics: Una herramienta esencial para rastrear y analizar el tráfico en tu sitio web o página del evento. Te permite ver cómo los visitantes interactúan con tu contenido, qué páginas son las más visitadas y cómo llegaron los usuarios a tu sitio.

2. Encuestas post-evento: Utiliza plataformas como SurveyMonkey o Google Forms para enviar encuestas a los asistentes. Puedes obtener información valiosa sobre su experiencia y recopilar comentarios que te ayudarán a mejorar eventos futuros.

3. Plataformas de gestión de eventos: Herramientas como Eventbrite o Cvent ofrecen funcionalidades de análisis integradas que te permiten rastrear inscripciones, ventas de entradas y participación en diferentes sesiones del evento.

4. Herramientas de redes sociales: Plataformas como Hootsuite, Buffer, o las propias herramientas analíticas de redes sociales como Facebook Insights y Twitter Analytics, te permiten monitorear el engagement, el alcance de tus publicaciones y la interacción con tu hashtag del evento.

5. CRM y plataformas de marketing por correo electrónico: Sistemas como Salesforce, HubSpot o Mailchimp pueden ayudarte a rastrear la participación del usuario a través de campañas por correo electrónico, como boletines informativos y correos de seguimiento post-evento.

6. Software de feedback en vivo: Herramientas como Slido o Mentimeter permiten a los asistentes dar feedback en tiempo real durante el evento, lo que puede proporcionarte datos instantáneos sobre la experiencia del asistente.

7. Herramientas de analítica de contenido: Soluciones como BuzzSumo pueden ayudarte a comprender qué tipo de contenido relacionado con tu evento tuvo mejor desempeño y cuál fue más compartido en las redes sociales.

Recuerda, la clave está en integrar estas herramientas y usar los datos recopilados para obtener una visión global del éxito de tu evento y cómo puedes mejorar en la próxima ocasión.

No permitas que tus esfuerzos se desvanezcan con el cierre del evento. Utiliza estas tácticas para seguir construyendo sobre los éxitos y aprendizajes de cada experiencia. El seguimiento post-evento es tanto un arte como una ciencia, y con la guía adecuada, puedes convertir un solo evento en el inicio de muchas relaciones editoriales duraderas.

Generación de contenido post-evento

Una de las maneras más efectivas de mantener el interés y el momentum después de un evento es a través de la generación de contenido. Crea y comparte materiales como videos de las presentaciones, entrevistas con los participantes clave, y artículos que resuman los principales aprendizajes y momentos destacados. Este contenido no solo sirve como un recurso valioso para los asistentes, sino que también puede atraer a aquellos que no pudieron asistir, y servir como promoción para eventos futuros.

Te damos una ayuda para que sepas que tipo de contenido podés crear, observa estos ejemplos:

1. Resúmenes de las sesiones del evento: Redacta resúmenes detallados de cada sesión o ponencia del evento, destacando los puntos clave, citas importantes y cualquier dato relevante. Estos resúmenes pueden ser publicados como artículos de blog o convertidos en infografías para facilitar la digestión y el compartimiento de la información.
2. Galería de fotos o recorrido virtual: Crea una galería de fotos de alta calidad o incluso un recorrido virtual del evento. Incluye imágenes de los asistentes interactuando, los oradores en acción y cualquier exhibición o stand destacable. Esto no solo captura el espíritu del evento, sino que también da a los asistentes la oportunidad de revivir la experiencia o ver lo que se perdieron.
3. Entrevistas en video o podcasts: Realiza entrevistas en video o podcasts con los oradores, patrocinadores y participantes destacados del evento. Pregunta sobre sus experiencias, aprendizajes y opiniones sobre temas específicos tratados en el evento. Esto puede proporcionar contenido exclusivo y una perspectiva más personal que puede ser muy atractiva para la audiencia.
4. E-books o whitepapers: Compila la información y las ideas discutidas durante el evento en un e-book o whitepaper más detallado. Esto permite profundizar en ciertos temas y ofrecer un valor agregado a los asistentes y a aquellos interesados en el contenido del evento. Puedes requerir registro para descargar estos recursos, lo que también ayuda a generar leads.
5. Recopilación de presentaciones y materiales: Si los oradores están de acuerdo, comparte sus presentaciones y cualquier material de apoyo que hayan utilizado. Esto no solo es útil para aquellos que asistieron a diferentes sesiones simultáneamente, sino que también sirve como un recurso educativo valioso para revisar después del evento.

Al finalizar un evento exitoso, es esencial capturar y compartir las experiencias y conocimientos que se generaron. A través de resúmenes bien elaborados, una galería visualmente atractiva, entrevistas personales y profundas, así como la distribución de materiales informativos, logramos no solo perpetuar el valor del evento sino también inspirar y educar a nuestra comunidad mucho más allá de su duración.

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